Profesjonalna obsługa konferencji w hotelach klasy biznes, centrach kongresowych i salach wykładowych. Rejestracja uczestników, druk i dystrybucja badge'y, kierowanie ruchem, obsługa coffee breaków, strefy networkingu i wystawców satelickich.
Dobrze obsadzona konferencja to taka, na której uczestnik nie czeka w kolejce dłużej niż dwie minuty, dostaje swój identyfikator z prawidłowo wydrukowanym imieniem, słyszy uprzejme „dzień dobry, sala B na prawo, kawa zaczyna się o 10:30" i nie musi pytać o nic więcej. Hostessy Polska specjalizują się w obsłudze konferencji branżowych, biznesowych, medycznych, IT, marketingowych i naukowych – od kameralnych spotkań dla 50 osób po wielodniowe konferencje na 2000+ uczestników.
Pracujemy w PGE Narodowym, ICE Kraków, MCK Katowice, Międzynarodowych Targach Poznańskich, EXPO XXI, Hotelu InterContinental, Sheraton Grand Warsaw, Hilton, Marriott, DoubleTree by Hilton oraz w hotelach Radisson, Vienna House, Hotelu Bristol czy Raffles. Nasze hostessy znają układ stref konferencyjnych, lokalizacje sal break-out, recepcje organizatora oraz logistykę cateringu hotelowego.
Każda hostessa konferencyjna otrzymuje pełen brief: agendę wydarzenia, listę uczestników, instrukcję obsługi systemu rejestracyjnego, scenariusz kierowania ruchem oraz dress code zgodny z charakterem konferencji (business casual, business formal, business elegant). Działamy w pełni profesjonalnie – umowa, faktura VAT, RODO, NDA, ubezpieczenie.
Pierwsze wrażenie uczestnika konferencji powstaje przy stanowisku rejestracyjnym. Płynna rejestracja, miły uśmiech i sprawnie wydane materiały konferencyjne ustawiają cały event. Źle obsługiwana rejestracja generuje kolejki, spóźnienia, irytację i niesmak, który zostaje z uczestnikiem do końca dnia.
Stanowiska check-in obsługiwane są równolegle – uczestnik rejestruje się i odbiera badge w 60–90 sekund, bez tworzenia się kolejek nawet przy 500 osobach godzinowo.
Każda hostessa zna agendę, lokalizacje sal i nazwiska prelegentów – odpowiada na pytania zamiast odsyłać uczestnika do recepcji.
Stanowiska otwierają się 90 minut przed startem konferencji i zamykają wraz z ostatnim panelem – bez przerw obiadowych ani luk.
Hostessy w jednolitym dress code'zie podnoszą postrzeganie konferencji jako wydarzenia premium – istotne dla sponsorów i prelegentów.
Hostessy z biegłym angielskim i językami dodatkowymi obsługują gości zagranicznych i prelegentów international.
Hostessy aktywnie kierują uczestników do stoisk partnerów konferencji, dystrybuują materiały sponsorskie i wspierają lead retrieval.
Konferencja za miesiąc? Otrzymaj wycenę hostess w 24 godziny.
Obsługujemy konferencje we wszystkich największych centrach konferencyjnych i hotelach klasy biznes w Polsce. Każdy zespół hostess otrzymuje brief logistyczny dopasowany do specyfiki obiektu.
Otrzymujemy datę, lokalizację, agendę, liczbę uczestników, liczbę stanowisk rejestracyjnych, dress code i wymagania językowe.
Przygotowujemy bezpłatną wycenę – stawka dzienna, godzinowa, koszty dodatkowe wyodrębnione i opisane.
Prezentujemy 2–3 sylwetki na każde stanowisko – portfolio konferencyjne, języki, doświadczenie z systemami rejestracyjnymi.
Hostessy otrzymują agendę, listę uczestników, instrukcję systemu, mapę obiektu i dress code.
Praca zgodnie z harmonogramem, opiekun projektu pozostaje w stałym kontakcie z koordynatorem klienta.
Po konferencji otrzymujesz fakturę VAT, raport pracy, statystyki rejestracji oraz feedback do bazy.
Zamów hostessy konferencyjne – sprawdzony personel w każdym mieście Polski.
Obsadziliśmy hostessami setki konferencji – od kameralnych spotkań po wielodniowe kongresy dla 5000 osób.
Każda hostessa pracuje na umowie z klauzulą poufności – dane uczestników nie wyciekną poza obsługę.
Wycenę otrzymujesz w ciągu doby. Pilne konferencje obsadzamy w 24–48 godzin.
Jedna osoba prowadzi Twój projekt od briefu po raport pokonferencyjny.
Lokalne zespoły w 11 miastach – bez kosztów dojazdów i noclegów spoza miasta konferencji.
Angielski standardowo. Dodatkowo niemiecki, francuski, hiszpański, ukraiński, rosyjski, włoski, chiński.
Wypełnij krótki formularz lub zadzwoń – przygotujemy bezpłatną wycenę hostess konferencyjnych dopasowaną do agendy Twojego wydarzenia.