Kompleksowa obsługa targów

Obsługa targów

Pełen personel targowy dla wystawców: hostessy, hości, tłumacze, kierownik stoiska, obsługa lead retrieval, montaż drobnej oprawy stoiska. Dla wystawców polskich i zagranicznych prezentujących się w PTAK Warsaw Expo, MTP, EXPO Kraków, AmberExpo i innych obiektach.

O usłudze

Wystawca przyjeżdża z produktem – my dostarczamy zespół

Wystawca na targach ponosi ogromne koszty: wynajem powierzchni, projekt i budowa stoiska, transport eksponatów, materiały marketingowe, podróże handlowców, nocleg, catering. W całym tym budżecie personel obsługujący stoisko to często ostatnia rzecz, o której myśli się dwa tygodnie przed startem. Tymczasem dobry zespół na stoisku jest tym, co decyduje, czy z targów wrócisz z 200 leadami, czy z 30. Hostessy Polska oferują wystawcom kompleksową obsługę personalną targów – nie tylko hostessy, ale pełen zespół potrzebny do prowadzenia stoiska.

Realizujemy obsługę targów we wszystkich największych obiektach w Polsce: PTAK Warsaw Expo (Nadarzyn), Międzynarodowych Targach Poznańskich (Polagra, Itm Industry, Budma, Drema, Motor Show), EXPO Kraków, AmberExpo Gdańsk, Expo Silesia w Sosnowcu, EXPO XXI Warszawa, Targach Lublin oraz w obiektach regionalnych. Dla zagranicznych wystawców regularnie zapewniamy obsługę z biegłym językiem angielskim, niemieckim, włoskim, chińskim oraz językami branżowymi.

Pełen zespół targowy może obejmować: hostessy i hostów do recepcji stoiska i prezentacji produktu, tłumaczy do obsługi rozmów z kontrahentami, kierownika stoiska (Stand Manager) do koordynacji zespołu i kontaktu z organizatorem targów, personel do obsługi lead retrieval i wprowadzania kontaktów do CRM, oraz osoby do drobnej oprawy logistycznej stoiska (montaż roll-upów, uzupełnianie materiałów, obsługa kawy/wody). Wszystko z jednej agencji, z jedną fakturą VAT i jednym koordynatorem.

Wartość dla klienta

Kompleksowa obsługa vs. fragmenty z różnych agencji

Wystawcy często zatrudniają hostessy z jednej agencji, tłumaczy z biura tłumaczeń, a koordynację stoiska prowadzą sami. Efekt: brak spójności, błędy komunikacyjne, niejasne kompetencje. Kompleksowa obsługa z jednej agencji to jeden brief, jeden koordynator i jedna faktura.

Cały zespół z jednego źródła

Hostessy, hości, tłumacze, kierownik stoiska – pełen personel targowy z jednej agencji. Bez fragmentacji.

Jedna umowa, jedna faktura VAT

Pełna obsługa rozliczona na jednej fakturze VAT – uproszczone księgowanie i jeden punkt kontaktu.

Kierownik stoiska

Dedykowany Stand Manager koordynuje zespół, kontakt z organizatorem targów, raportuje progres.

Tłumacze branżowi

Tłumacze techniczni, medyczni, prawniczy, finansowi – znający terminologię branży wystawcy.

Reakcja w 24h

Wycenę kompleksowej obsługi targów otrzymujesz w 24 godziny po przesłaniu briefu.

Pełna prezentacja produktu

Hostessy z briefem produktowym, scenariuszem rozmowy i znajomością przewag konkurencyjnych wystawcy.

Bezpłatna wycena

Targi za 3 tygodnie? Otrzymaj wycenę kompleksowej obsługi stoiska w 24h.

Zakres obowiązków

Co obejmuje kompleksowa obsługa targów

Hostessy i hości na stoisku

  • Recepcja stoiska, powitanie zwiedzających
  • Kwalifikacja potencjalnych klientów
  • Dystrybucja katalogów i materiałów
  • Prezentacja produktów wg scenariusza
  • Hostessy-modelki do premier produktowych

Tłumacze i obsługa międzynarodowa

  • Tłumacze ustni do rozmów handlowych
  • Tłumacze branżowi (technika, medycyna, finanse)
  • Hostessy z biegłym angielskim, niemieckim, włoskim, chińskim
  • Obsługa delegacji zagranicznych
  • Wsparcie wystawców międzynarodowych prezentujących się w Polsce

Kierownik stoiska (Stand Manager)

  • Koordynacja całego zespołu obsługującego stoisko
  • Kontakt z organizatorem targów i obiektem
  • Harmonogram pracy, przerwy, zmiany
  • Raport dzienny z liczby zwiedzających i leadów
  • Rozwiązywanie nieprzewidzianych sytuacji on-site

Logistyka i wsparcie operacyjne

  • Obsługa lead retrieval (skanery, aplikacje CRM)
  • Wprowadzanie kontaktów do CRM wystawcy
  • Drobny montaż i demontaż oprawy stoiska
  • Uzupełnianie materiałów promocyjnych w trakcie dnia
  • Obsługa kawy, wody, cateringu dla gości stoiska
Lokalizacje

Obiekty targowe, w których realizujemy kompleksową obsługę

Realizujemy kompleksową obsługę personalną stoisk we wszystkich największych obiektach targowych w Polsce. Mamy doświadczenie z procedurami organizatorów, logistyką wjazdu, identyfikatorami wystawców i wymogami BHP.

PTAK Warsaw Expo (Nadarzyn) – największy obiekt w Polsce
Międzynarodowe Targi Poznańskie – tradycyjne polskie targi
EXPO Kraków – Targi w Krakowie
AmberExpo Gdańsk – AmberExpo Sp. z o.o.
Expo Silesia – Sosnowiec
EXPO XXI Warszawa
MCK Katowice – kongresy i targi
Targi Lublin – Centrum Targowo-Wystawiennicze
Targi Kielce – jeden z większych obiektów regionalnych
Hala Stulecia + Wrocławskie Centrum Kongresowe
G2A Arena Rzeszów – targi motoryzacyjne, lotnicze, branżowe
Proces współpracy

Jak zaplanować kompleksową obsługę stoiska

01

Brief targowy

Otrzymujemy informacje o targach, profilu wystawcy, produkcie, lokalizacji stoiska, językach obcych i zakresie potrzebnego personelu.

02

Wycena kompleksowa

Bezpłatna wycena całego zakresu: hostessy, tłumacze, kierownik stoiska, lead retrieval, logistyka.

03

Casting zespołu

Prezentujemy zespół z portfolio targowym – każda osoba dopasowana do roli i wymagań językowych.

04

Brief operacyjny

Stand Manager i zespół otrzymują pełen brief produktowy, scenariusze rozmów, mapę stoiska, dress code.

05

Obsługa targów

Pełen zespół pracuje na stoisku zgodnie z harmonogramem. Stand Manager w stałym kontakcie z wystawcą.

06

Raport pokongresowy + faktura

Po targach otrzymujesz raport dzienny, leady wprowadzone do CRM, fakturę VAT i feedback do bazy.

Bezpłatna wycena

Zleć pełną obsługę personalną stoiska – jeden zespół, jeden koordynator, jedna faktura.

Dlaczego my

Dlaczego wystawcy wybierają kompleksową obsługę Hostessy Polska

Setki obsłużonych stoisk

Pracujemy regularnie z wystawcami z Polski, Niemiec, Włoch, Francji, Chin i USA – wiemy, jak prowadzić stoisko.

Stand Manager w cenie

Każde kompleksowe zamówienie obejmuje dedykowanego kierownika stoiska – bez dopłat.

Tłumacze branżowi

Mamy bazę tłumaczy branżowych – technika, medycyna, finanse, prawo, IT, automotive.

Jedna umowa, jedna faktura VAT

Pełna obsługa rozliczona na jednej fakturze – uproszczone księgowanie.

Wszystkie obiekty w Polsce

PTAK Warsaw Expo, MTP, EXPO Kraków, AmberExpo, Expo Silesia – pracujemy we wszystkich.

Reakcja w 24h

Pilne targi obsadzamy w 24–48 godzin. Pełna wycena w 24h.

FAQ

Najczęstsze pytania

Co obejmuje kompleksowa obsługa targów?+
Pełen personel targowy: hostessy i hości do recepcji stoiska, tłumaczy do obsługi rozmów z kontrahentami, kierownika stoiska do koordynacji zespołu, obsługę lead retrieval i CRM oraz drobną logistykę stoiska. Wszystko z jednej agencji, z jedną fakturą VAT.
Czy mogę zamówić tylko część zakresu?+
Tak. Możesz zamówić sam zespół hostess, dodać tłumaczy, lub zlecić tylko kierownika stoiska. Zakres dopasowujemy do potrzeb wystawcy.
Co robi kierownik stoiska (Stand Manager)?+
Stand Manager koordynuje cały zespół na stoisku, jest jednym punktem kontaktu dla wystawcy, prowadzi harmonogram pracy, raportuje dziennie wyniki, kontaktuje się z organizatorem targów i obsługą obiektu, rozwiązuje nieprzewidziane sytuacje on-site.
Czy zapewniacie tłumaczy branżowych?+
Tak. Mamy bazę tłumaczy specjalizujących się w technice, medycynie, finansach, prawie, IT, automotive, FMCG. Każdy tłumacz otrzymuje brief produktowy wystawcy.
Ile kosztuje kompleksowa obsługa stoiska?+
Koszt zależy od liczby dni targów, liczby osób, języków obcych i zakresu (czy obejmuje też logistykę). Bezpłatną wycenę przygotujemy w 24h po otrzymaniu briefu.
Jak długo wcześniej zamówić obsługę targów?+
Standardowo rekomendujemy minimum 2–3 tygodnie wyprzedzenia. Pilne targi obsadzamy w 24–48 godzin. Dla największych targów (Polagra, Motor Show, Warsaw Industry Week) rezerwacja na 6–8 tygodni wcześniej.
Czy obsługujecie stoiska wystawców zagranicznych?+
Tak. Regularnie obsługujemy wystawców z Niemiec, Włoch, Francji, Chin, USA. Komunikacja w języku angielskim na każdym etapie, faktura VAT z odwrotnym obciążeniem dla wystawców z UE.
Czy hostessy montują stoisko?+
Drobny montaż roll-upów, banerów i materiałów promocyjnych – tak. Pełny montaż stoiska to zakres firmy stoiskowej – nie świadczymy budowy stoisk targowych.
Czy obsługujecie lead retrieval (skanery, CRM)?+
Tak. Pracujemy ze skanerami organizatora targów oraz aplikacjami lead retrieval (Atomz, Captello, iCapture). Możemy też wprowadzać kontakty bezpośrednio do CRM wystawcy (HubSpot, Salesforce, Pipedrive).
Czy wystawiacie fakturę VAT?+
Tak. Działamy w pełni legalnie – umowa B2B, faktura VAT z 14-dniowym terminem płatności, faktura w PLN lub EUR (dla wystawców zagranicznych).
Bezpłatna wycena

Zamów kompleksową obsługę stoiska targowego

Wypełnij formularz lub zadzwoń – przygotujemy bezpłatną wycenę pełnej obsługi stoiska dopasowaną do briefu Twojego wystawcy.

Wszystkie usługi

Pełna oferta Hostessy Polska

Hostessy na targi
Obsługa stoisk wystawców w PTAK Warsaw Expo, MTP, EXPO Kraków.
Hostessy na konferencje
Rejestracja uczestników, badge'y, obsługa sal i strefy networkingu.
Hostessy na kongresy
Wielodniowe kongresy biznesowe, medyczne i naukowe w całej Polsce.
Hostessy eventowe
Eventy firmowe, premiery i imprezy integracyjne klasy premium.
Hostessy na eventy firmowe
Konferencje firmowe, kick-offy, integracje i pikniki pracownicze.
Hostessy na bankiety
Bankiety, kolacje biznesowe, gale charytatywne, eventy black tie.
Hostessy na koncerty
Obsługa strefy VIP, identyfikatorów i merchu na koncertach i festiwalach.
Hostessy do rejestracji gości
Profesjonalne stanowiska check-in, drukowanie badge'y, lista RSVP.
Hostessy do galerii handlowych
Akcje promocyjne, sampling i animacje w centrach handlowych.
Hostessy promocyjne
Akcje promocyjne, sampling, ulotkowanie, eventy outdoor i in-store.
Hostessy sprzedażowe
Personel sprzedażowy do akcji konsumenckich i sell-out w sieciach handlowych.
Hostessy na otwarcia sklepów
Grand opening, soft opening, eventy launchowe w retailu i HoReCa.
Ambasador marki
Brand ambassadorzy do długofalowych akcji terenowych i eventowych.
Personel eventowy
Kompletny zespół: hostessy, hości, kierownicy, tłumacze, technicy.
Agencja eventowa – personel
Personel B2B dla agencji eventowych w modelu white label w całej Polsce.
Hostessy premium
Top-tier hostessy do eventów luksusowych, premier i gali black tie.
Agencja hostess
Ogólnopolska agencja hostess i hostów – pełna obsługa eventów.